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En el día a día, el proceso es realmente sencillo. El profesional debe insertar una tarjeta con tecnología de radiofrecuencia en el buzón ubicado dentro del almacén, y así se genera directamente la necesidad de reposición del material consumido. La solicitud es inmediata y directa.

Además, en la misma pantalla del buzón se puede consultar información adicional, como la ubicación de un material concreto -módulo, estantería, cajón-, el control de reposiciones activadas o balances de consumo. Cada día en el hospital se recepcionan para reponer material una media de 600 etiquetas de radiofrecuencia.

El reto se ha completado al integrar la gestión logística con el sistema informático económico financiero de toda la Comunidad de Madrid (NEXUS), que incluye la contratación, la adquisición, el reaprovisionamiento y la facturación. Así, desde el Servicio de Logística, y sin necesidad de desplazarse al punto de consumo, se dispone de información de las existencias de material y se procede a su reposición sin que se tenga que realizar ningún trámite de solicitud.

La automatización del proceso supone ya en sí un gran ahorro de tiempo dedicado por el personal sanitario a las tareas administrativas de solicitud, seguimiento, y control constante del consumo y almacenamiento de los recursos necesarios en cada área del hospital.

Implica la eliminación de trámites en papel para la solicitud constante de material, disminución de errores en estos procedimientos y disponibilidad de más tiempo para tareas puramente asistenciales, minimización de las roturas de stock y manejo más eficiente de los recursos. Éstas son sólo algunas de las ventajas del nuevo sistema logístico, que se ha denominado LOGICA (Logística Integral Completa Automatizada).

Hay que tener en cuenta que, por ejemplo, sólo en los laboratorios de bioquímica, anatomía patológica y microbiología, se utilizan con frecuencia más de 1.500 artículos. Con este sistema se gestionan más de 8.400 productos, es decir, un 70% del total del material. El resto debe adquirirse por compra directa.

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Éxito de un proyecto a largo plazo

Ha sido un proceso realmente complejo, teniendo en cuenta el ritmo y la diversidad de la actividad asistencial, que comenzó hace más de 5 años. La primera fase implicó la adaptación del modelo Kan-ban, también conocido como “doble cajón”, que permite al personal sanitario disponer en todo momento del material necesario para realizar la actividad asistencial, en cantidad suficiente, evitando las caducidades y logrando una gestión muy eficiente en la adquisición de suministros y almacenamiento del material.

El sistema Kan-ban ha sido implementado en 59 almacenes del hospital, con una elevada satisfacción del personal sanitario, habiendo obtenido una puntuación de 4,25 sobre 5 en las encuestas realizadas durante la certificación UNE-EN ISO 9001:2015 del año 2022.

A todos estos avances se suma la implantación de un sistema de gestión de prótesis oculares mediante un armario informatizado, en el que, utilizando etiquetas de radiofrecuencia, se consigue la trazabilidad completa del material, desde la entrega por el proveedor en el almacén general hasta su implantación en el paciente. Este sistema se ha puesto en marcha en primer término en el Servicio de Oftalmología, para la gestión de los implantes de lentes intraoculares en las cirugías de cataratas.

Esta gestión de trazabilidad completa garantiza el registro de cada una de las prótesis utilizadas durante la intervención, incluyendo la información del implante en la historia clínica informática del paciente, por lo que, ante cualquier incidencia relacionada con el material, como por ejemplo una alerta sanitaria, es posible identificar de manera ágil e inmediata al paciente afectado, y actuar con la celeridad requerida.

Por otro lado, la integración con el sistema Nexus de gestión logística de la Comunidad de Madrid permite la tramitación en el mismo día de los pedidos de reposición al proveedor de las prótesis utilizadas, con la máxima seguridad en cuanto a la referencia y cantidad a solicitar.

Según la responsable de Logística y Recursos Materiales del Hospital Universitario de Móstoles, Benita Mondelo, “con el nuevo sistema se ha conseguido optimizar la gestión de nuestros suministros, realizando un cambio importante en la forma de trabajar, tanto del personal del Servicio de Logística, como de los Servicios/Unidades asistenciales. Ha supuesto un gran reto, y ha sido posible gracias al trabajo y esfuerzo de todos”.

El sistema LOGICA está en permanente actualización y mejora. Así, se espera extender el modelo de gestión de prótesis por radiofrecuencia a otras áreas quirúrgicas del hospital durante el presente año.