La digitalización ha venido para quedarse y eso es algo indiscutible. Cada vez más procesos en los que antes se requería la presencia de una persona física que realizara una tarea se han automatizado haciendo que el propio usuario tenga que hacerse cargo de sus responsabilidades. Un ejemplo de ello es la acción de comprimir un PDF, que muchas veces es un requisito indispensable para poder presentar un documento en un formulario online.
Lejos de hablar de cajas de autopago o de elegir qué vas a cenar a través de una pantalla en lugar de con un camarero, existen otras necesidades que se nos pueden complicar más sin las herramientas adecuadas. Comprimir un PDF sin saber cómo es una de esas situaciones.
Los trámites burocráticos en los que podíamos dejar todo a cargo del trabajador de oficina con solo llevarle un pen drive o un archivo impreso desde un PDF han quedado muy lejos y aunque sea más cómodo en determinados aspectos porque no tenemos necesidad de salir de casa ni esperar colas, se nos presentan nuevas complicaciones.
Diferentes webs pueden admitir o no el mismo formato PDF en función de si pesa más o menos (es decir, si ocupa más espacio del máximo permitido), se nos puede desordenar el texto o simplemente que no acepte nuestro documento por el tamaño del archivo.
Algo tan sencillo como enviar un currículum a una empresa que ya no los recoge en mano puede ser un infierno. Preparas tu documento en Word, te has currado un buen diseño llamativo para el puesto al que optas y cuando llega a Recursos Humanos se ha desconfigurado por completo, la fotografía no está en su sitio y el empleo se te escapa de las manos. O sin ir más lejos, te solicitan un tamaño máximo y no eres capaz de generarlo con unas dimensiones decentes y que no ocupe demasiado.
No te preocupes, porque con el formato PDF no necesitas que ese famoso conocimiento usuario de ofimática que todos tenemos en el CV vaya más allá de lo que ya sabes. Dos simples pasos pueden hacer que tu archivo sea perfecto para cualquier trámite:
1. Utiliza un formato adecuado:
Lo primero es lo primero y es más que aconsejable que tu archivo se encuentre en formato PDF ¿Por qué? No se trata de ningún capricho, es un tipo de archivo compatible con casi todos los sistemas operativos y software, además de que te aseguras de que no se modifique su contenido y no se vea comprometido.
2. En este caso el tamaño sí importa:
Que tu documento se encuentre en PDF es algo básico, pero cuando vas a subirlo a una plataforma y no lo admite porque es demasiado pesado resulta muy engorroso. Lejos de intentar reducir elementos de la composición de tu documento puedes conseguir que el mismo archivo pese menos a través de la compresión.
Hoy en día puedes lograr esto con enorme facilidad, puedes comprimir un PDF en sitios como FormatPDF.com . Una vez que tienes tu PDF puedes volcarlo en el sitio web y seleccionar el tipo de compresión que más se adecúe a ti.
Si estamos hablando de una ilustración quizás te interese que la compresión sea mínima, pero a lo mejor para un documento de texto te interesa que ocupe lo mínimo que pueda. Un simple clic y ya tendrás tu documento listo para descargarlo y poder compartirlo con la entidad que quieras.
Estos procedimientos solo pueden ir a más, pero teniendo a tu disposición herramientas tan intuitivas deja de preocuparte porque el Ayuntamiento te pide que envíes online tus documentos y date cuenta de que eres capaz de hacerte cargo por tu cuenta.